時間管理-「日計畫表」 

    時間管理是大家最有興趣的項目,也是每一天都能運用到的基本管理。曼陀羅的管理時間和其他時間管理有何不同?有何相似之處?這裡先利用曼陀羅表格,來說明時間規劃「日計畫表」的基本要義及方法。

曼陀羅表格可以將每一天的時間,以2小時分成一個時段、一個時段來做規劃,每一個區段規劃一項主要事項或活動。細節的部分不必寫在這裡,只要將事項的主題填入區段之內。事項的細節,可以另外用一張曼陀羅表格加以說明。 

    以下是配合萬用手冊使用的「日計畫表」表格 

基本上,一天之內可以完成3件主要事情,就算是不錯的狀態。例如拜訪客戶、辦理證件、語文學習等,這類比較需要長時間的事項。如果說重要事項,一個區段2小時不能解決,可以跨區段去實行,這樣子這一件事情能夠算是2件重要事情。依此類推,如果一件事情超過6小時才能完成,那麼這一天,幾乎就是要來做這一件事情了。只要能完成這一件事情,今日就算是100分了。

    每天時間依照生活、工作、學習、休息分配如下所示: 

    生活方面:即一般生活項目,食、衣、住、行、育、樂等,這一類項目不太需要填入日計畫表中,因為這些是每一天都要做的例行事項。不過如果是特別目的要去做,例如要安排與客戶或朋友聚餐吃飯,就可以填入「日計畫表」 表格中。 

    工作方面:一般公事或是社團等活動,如遇重要事項,例如會議,必須加以重視,也填入表格之中,並註明會議確切時間,提早10分鐘抵達會議場所。 

    學習分面:時時刻刻都可以學習,依照不同學習的科目,利用固定時間及騎縫時間的方法,來做各種學習計畫安排。「固定時間」及「騎縫時間」的利用方法,會在其他單元單獨說明。 

    休息方面:包含健身運動、靜坐、睡覺等有益身心的活動,都可以加以重視,視為重要事項。 

    時間管理不是忙就好,不需要分秒必爭。所以在規劃事件活動的時候,不要在意或約束自己幾分幾秒之內要完成某事,時間管理是將事情活動安排在2小時的區段之內完成,讓自己有充分及喘息的時間。否則一味精確要求自己幾點幾分做什麼事,完成哪些事情,除非是非常有紀律的人,不然久而久之,自己會被自己所規劃的時間所拖垮打敗。

   
每天留一點時間思考(自覺),不論是睡覺前或是起床後。固定時間來做思考規劃以及紀錄檢討。事先安排計畫,較能安心,不會因為臨時的事情,而打亂了一整天的計畫。在固定的時間做規劃,也比較能夠將計畫做的周詳。當然除了固定時間做思考,其他時間也能做思考及安排計畫,不過這和固定的時間做規劃的意義絕對不同。人體、人腦都有生理時鐘,在固定時間、地點做思考,思路都會比較清晰,並會激發創造力。 

   
既然是慎重思考所計畫的事項,就要努力去達成,今日事今日畢不要拖拉。拖拖拉拉會變成一種不良習慣,一旦養成不良習慣,要改就不太容易。人是一種慣性動物,也就是依賴習氣過生活的動物。例如有抽煙習慣的人,要改就很困難。喜歡大吃大喝的人,想要減重就不太容易。懶惰成性,要奮發圖強,則需要下一番很大的決心。今日事今日畢是「日計畫表」裡絕對的要實踐的信條。 

    利用曼陀羅時間管理,可以輕鬆提高生活品質及效率。好比火車依照鐵軌向前行進,雖然速度有快有慢,有了軌道的引導,自然而然就會走到目的地。時間管理就是建造鐵軌,把每日、每週、每月、每年的軌道依序建立起來,實踐就好比依循鐵軌前往目的地一樣。
「週計畫表」、「月計畫表」、「年計畫表」可看各時間管理單元說明。

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STEVE 環保與心保園地

hay5608 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(4) 人氣()


留言列表 (4)

發表留言
  • natsumi
  • 時間管理的方法對我來說真的是獲益良多!以前規劃事情的時候,只是列出哪些事<br />
    情要做,但沒有排優先順序,每天每件事都做一點,導致沒有一件事情在期限內完<br />
    成。結果自己忙的團團轉,卻沒有效率!(冏)把時間畫分成兩各小時,再把事情填<br />
    入,其實是可以完成很多事情,而不凌亂。<br />
    另外有各問題想請教,經常發生"人算不天算"的偶發事件而打亂原本的規劃,這時<br />
    候該怎麼調整會比較好呢?感謝...
  • hay5608
  • 事情要分輕重緩急<br />
    <br />
    ---------------重要----不重要<br />
    緊急---------A--------C<br />
    不緊急------B--------D<br />
    <br />
    把每一件事情都以上面的分類加以區分。<br />
    <br />
    A類:緊急也重要,列為第一優先處理項目,一定要列在每日<br />
    曼陀羅表格上面的事項。這一類的事情一定要排除萬難使命必<br />
    達。<br />
    <br />
    B類:很重要但是不緊急,可以改天在做的。萬一碰到A類事<br />
    件,則以A類事件為優先處理,再來處理B類。<br />
    <br />
    C類:不重要但是很急,有空檔時間馬上來做,萬一沒做,則<br />
    順延一下,找時間去完成。<br />
    <br />
    D類:不重要也不緊急,但是總是要去做的,等ABC三類都完<br />
    成,接著去做。雖然不重要也不緊急,不過不要拖延太久。既<br />
    然計畫要做,就要完成。<br />
    <br />
    以上面的方法分類,排出先後順序,相信以後有突發事件,你<br />
    可以得心應手處理。<br />
  • ERIC
  • 我想<br />
    請我的員工如此分類<br />
    習慣後對我們公司<br />
    幫助一定良多
  • hay5608
  • 呵呵<br />
    如果每一個員工都學會這一個方法<br />
    那公司的效率一定會大大提高<br />
    生產力也會加倍喔